Datenschutzbelehrung zur Datenverarbeitung (Veranstaltungen und Events) im Sinne des Artikels 13, Reg UE 2016/679 “Europäische Datenschutzgrundverordnung”

Diese Datenschutzbelehrung erfolgt gemäß Art. 13 der EU Verordnung 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, im Folgenden "DSGVO ") in Bezug auf personenbezogene Daten, in deren Besitz die Freie Universität Bozen (im Folgenden "unibz") zum Zwecke der Beauftragung als Referent bei einer von der unibz organisierten Veranstaltung gelangt und welche auch Audio- und Videoaufnahmen des Referenten beinhalten können.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten basiert auf den Prinzipien der Korrektheit, Rechtmäßigkeit, Transparenz und des Schutzes der Vertraulichkeit und aller Rechte der Betroffenen, wie in den folgenden Informationen angegeben.

1. Verantwortlicher der Datenverarbeitung
   Verantwortlicher der Datenverarbeitung ist die Freie Universität Bozen, mit Rechtssitz in 39100 Bozen, Universitätsplatz 1, in der Person des Präsidenten und gesetzlichen Vertreters pro tempore. Der Data Protection Officer (DPO) der Freien Universität Bozen kann unter folgender E-Mail-Adresse kontaktiert werden: privacy@unibz.it
2. Art der Daten
   Die folgenden personenbezogenen Daten können für die unter Punkt 3 genannten Zwecke verarbeitet werden.
   – Personenbezogene Daten, die direkt von der betroffenen Person bereitgestellt werden. Allgemeine Daten, wie z.B. Personen- und Identifikationsdaten (Führerschein/Personalausweis/Reisepass/Steuernummer/Mehrwertssteuernummer/Social Security Number) und Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer). Es können auch Daten besonderer Art, wie z. B. Gesundheitsdaten, verarbeitet werden.
   – Bilder, Fotos und und Audio-/Videoaufnahmen der betroffenen Person während einer Veranstaltung in Anwesenheit oder während einer Online- oder Hybrid-Veranstaltung.
3. Zweck der Datenverarbeitung
   Die Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:
   – Beauftragung als Referent*In (betroffene Person) einer Veranstaltung;
   – Information und Verbreitung von kulturellen, didaktischen, Forschungs- und Drittmissionsaktivitäten.
4. Modalitäten der Datenverarbeitung
   Die Datenverarbeitung erfolgt in einer Weise, die ein Höchstmaß an Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet und kann mit Hilfe von manuellen, computergestützten und telematischen Mitteln erfolgen, die für die Speicherung, Verwaltung und Übermittlung der Daten geeignet sind.
   Die in Fotos, Videos oder anderem audiovisuellen Material enthaltenen Bilder dürfen auf den offiziellen Kommunikationskanälen der unibz (Website, soziale Medien oder andere) nur mit Genehmigung oder für öffentliche Interessen und Veranstaltungen veröffentlicht werden.
5. Akteure der Datenverarbeitung
   Die Daten können von Personen verarbeitet werden, die gemäß Artikel 28 der DSGVO zu Auftragsverarbeitern ernannt wurden (Hardware- und Software-Supportunternehmen, Buchhalter; Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen;..) und von Personen (Angestellte und Mitarbeiter unter jeglichem Rechtstitel), die gemäß Artikel 29 der DSGVO speziell zur Datenverarbeitung ermächtigt sind und unter der direkten Aufsicht des Verantwortlichen der Datenverarbeitung arbeiten, der sie dazu beauftragt hat.
6. Rechtsmäßigkeit der Verarbeitung und Art der Bereitstellung
   Die Rechtsmäßigkeit der Verarbeitung ist aufgrund Art. 6, Par. 1, b) und e), DSGVO und im Falle der Verarbeitung von Daten besonderer Art aufgrund Art. 9, Par. 2, Buchst. g) der DSGVO und Art. 2-sexies, Abs. 2, lit. bb), Codice della Privacy, soweit dies für die Erfüllung der institutionellen Aufgaben der Lehre, Forschung oder der sog. "Dritten Mission" erforderlich ist, gegeben.
   Die Bereitstellung von personenbezogenen Daten, einschließlich Bildern, ist für den Zweck der Beauftragung unerlässlich.
7. Veröffentlichung der Dreharbeiten
   Die in Fotos, Videos oder anderem audiovisuellen Material enthaltenen Bilder, die während der Veranstaltung online aufgenommen wurden, können auf den offiziellen Kommunikationskanälen der unibz (Website, soziale Medien oder andere) veröffentlicht werden, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist
   – Unterzeichnung eines entsprechenden Haftungsausschlusses durch den Betroffenen;
   – Bilder, die sich auf Tatsachen, Ereignisse, Zeremonien beziehen, die für die Gemeinschaft von Interesse sind oder in der Öffentlichkeit stattfinden, wobei die Ehre, der Ruf und der Anstand der betreffenden Personen respektiert werden.
8. Empfänger der Daten
   Die Daten können ausschließlich zu den unter Punkt 3 genannten Zwecken an das Personal von unibz und an unabhängige Mitarbeiter, Fachleute und Berater weitergegeben werden, die unterstützende Tätigkeiten für die Durchführung und Verwaltung der Veranstaltung erbringen.
   unibz kann die erfassten personenbezogenen Daten auch an andere öffentliche Verwaltungen weitergeben, wenn dies für Verfahren im Rahmen der eigenen institutionellen Zuständigkeit erforderlich ist, sowie an alle öffentlichen Einrichtungen, für die bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen eine Mitteilung aufgrund von Gemeinschaftsbestimmungen, Gesetzen oder Verordnungen erforderlich ist.
   
   Im Falle der Erteilung des Auftrages ist die Freie Universität Bozen außerdem verpflichtet, auf ihrer institutionellen Website unter "Transparente Verwaltung" die Informationen zur Erteilung des Auftrages und des entsprechenden Vertrages unter Angabe der beauftragten Person, des Grundes für die Erteilung des Auftrages und des gezahlten Betrags zu veröffentlichen; die Universität ist außerdem verpflichtet, die Informationen des Vertrages auf elektronischem Wege an das Amt für öffentliche Verwaltung gemäß Art. 53, Abs. 14, des GvD 165/2001 zur Veröffentlichung auf dem Portal „PerlaPA“ zu übermitteln.
   
   Die personenbezogenen Daten werden, von dem Verantwortlichen der Datenverarbeitung innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Wenn es aus technischen und/oder betrieblichen Gründen notwendig ist, auf Anbieter/Dienstleister zurückzugreifen, die sich außerhalb der Europäischen Union befinden, werden diese, sofern sie personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen der Datenverarbeitung verarbeiten, zu Auftragsverarbeitern gemäß und für die Zwecke von Artikel 28 DSGVO ernannt und die Übermittlung erfolgt innerhalb der Einschränkungen und unter den Bedingungen, die in Artikel 44 ff. der DSGVO festgelegt sind und zwar:
   – in Länder, die einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder des Datenschutzbehörde vorliegt (Art. 45 Verordnung (EU) 2016/679);
   – vorbehaltlich der Unterzeichnung der von der Europäischen Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 Buchstaben c und d der Verordnung (EU) 2016/679 angenommenen/genehmigten Standardvertragsklauseln und in jedem Fall nur bei Vorliegen angemessener Garantien;
   – an Mitglieder internationaler Unternehmensgruppen oder Gruppen von Unternehmen, die sich zur Einhaltung von entsprechenden verbindlichen internen Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules) gemäß Art. 47 der DSGVO verpflichtet haben.
9. Datenaufbewahrung
   Personenbezogene Daten werden für einen Zeitraum von maximal 10 Jahren ab dem Datum der Veranstaltung aufbewahrt.
   Die Videoaufzeichnungen werden für den Zeitraum der Veröffentlichung und in jedem Fall bis zum Ende des vierten Jahres ab dem Datum der Veranstaltung selbst nur zu didaktisch-wissenschaftlichen Zwecken aufbewahrt und dann unwiderruflich gelöscht.
10. Rechte des Betroffenen (Einsicht in die personenbezogenen Daten, Berichtigung oder Löschung)
    Der*die Referent*in, in ihrer Eigenschaft als betroffene Person, kann die Rechte gemäß Kapitel III Abschnitte 2, 3 und 4 der DSGVO ausüben (z. B. Einsicht in die personenbezogenen Daten, Berichtigung oder Löschung, Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie Widerspruch), indem er/sie das Formular verwendet, das auf der Seite "Privacy" auf der institutionellen Website der unibz heruntergeladen werden kann, und es an privacy@unibz.it sendet. *Die betroffenen Person hat ferner das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Zudem kann er auch eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde Garante della Privacy einreichen.

Für die Veröffentlichung auf den offiziellen Kommunikationskanälen von unibz von Bildern (Fotos, Videoaufnahmen), die bei Veranstaltungen, die nicht von öffentlichem Interesse sind, aufgenommen wurden, ist die Unterzeichnung der folgenden Ermächtigung erforderlich:

Ermächtigung zur Aufnahme, Verbreitung und Veröffentlichung des eigenen Bildes sowie zur Verwendung von zur Verfügung gestelltem Material und Datenschutzbelehrung zur Datenverarbeitung im Sinne des Artikels 13, Reg UE 2016/679 “Europäische Datenschutzgrundverordnung”

Mit Ihrer Zustimmung erlaubt der/die Betroffene der Freien Universität Bozen im Sinne der Artikel 96 und 97 des Gesetzes Nr. 633, vom 22. April 1941, in geltender Fassung, betreffend das Urheberrecht, und die Europäische Datenschutzgrundverordnung Nr. 2016/679 (DSGVO):

• das eigene Bild und die eigene Stimme während der Veranstaltung aufzuzeichnen (z.B. über MS Teams);
• ihre eigenen Bilder, die in den oben genannten Filmaufnahmen oder in den im Voraus produzierten Aufnahmen enthalten sind, Audio-, Video- und Schriftmaterial ohne Einschränkung zu veröffentlichen und zu verwenden, für didaktische und institutionelle Zwecke auf der Website der Veranstaltung und / oder in sozialen Medien der unibz (YouTube, Facebook, Instagram, Twitter), bis zum Ende des vierten Jahres ab dem Datum der Veranstaltung selbst;
• ihre Präsentation (Pdf, etc.) für didaktische und wissenschaftliche Zwecke auf der Website der Veranstaltung bis zum Ende des vierten Jahres ab dem Datum der Veranstaltung zu veröffentlichen und zu verwenden.

Der/die Referent*In

• verbietet die Verwendung der Aufnahme, sowohl Audio als auch Video, in Zusammenhängen, die seine persönliche Würde, seinen Anstand und seinen Ruf untergraben;
• erklärt, dass er/sie die Bedingungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Art und Weise und zu den Zwecken, die in der obenstehenden Datenschutzbelehrung angegeben sind, gelesen und akzeptiert hat;>
• erklärt, dass das aufgezeichnete didaktisch-wissenschaftliche Material keine Rechte Dritter verletzt und dass er/sie die Freie Universität Bozen schadlos hält von jeglichem Verlust, Schaden, Verantwortung, Kosten oder Ausgaben, einschließlich Rechtskosten, sowie jeglicher Verantwortung, die sich direkt oder indirekt aus dem Anspruch Dritter hinsichtlich der Verwendung des Lehrmaterials von Seiten der Freien Universität Bozen ergeben.

Letzte Aktualisierung: 09.04.2024